 |
|
|
ДОКУМЕНТЫ БАНКА УЧЕТНЫЕ BANK RECORDS Д.б.у. отражают фин. операции и проверяют соответствие правилам Федеральной корпорации страхования депозитов (ФКСД), ФРС и Контролера ден. обращения. Кроме того, они удовлетворяют требованиям по ведению учетных документов в качестве корпораций, кредиторов, инвесторов, служащих и налогоплательщиков. ЗАКОН О БАНКОВСКОЙ ТАЙНЕ является ведущим примером введенных правовых требований по неразглашению информации из учетных документов. Статуты штатов также ввели требования по ведению Д.б.у. и др. учреждений. Законы штатов часто определяют корпоративные и бух. документы, к-рые должны сохраняться в тайне постоянно, а также на что нужно обратить внимание при разработке политики для документов др. банка. Эти законы позволяют уничтожать документы по истечении срока их секретного хранения и разрешают воспроизводство документов с микрофильмов
Управление Д.б.у. занимается организацией информации и способами ее регистрирования, обработки, воспроизведения, классифицирования, хранения, выбраковки и уничтожения. Правильно составленные учетные документы удовлетворяют прямым правовым требованиям на федеральном или штатном уровнях. Эта проверка фокусируется на политике и практике по неразглашению информации по банковским проводкам.
Банки обычно классифицируют учетные документы как первичные и вторичные. Первичные документы определяют и поддерживают окончательное сальдо банка и взаимоотношения по счетам с клиентами банка. Вторичные документы содержат важную информацию об операциях и бухучете. Существуют следующие основные классификации Д.б.у.:
Классификации основных учетных документов
Тип Описание
Соответствие Приемные статутные требования по ведению
нию учетной документации или неразгла-
шению информации по ним. Внутреннее
или внешнее использование регулятивной
проверки, налогового соответствия, вызова
в суд или извещения о предъявленном иске
Первичные Представляют фин. положение банка,
взаимоотношения по счетам с клиентами
Вторичные Напрямую относится к первичным документам
Важность Важны для ведения и возобновления бан-
ковских операций в течение чрезвычайного
положения или катастрофы. Желательно
размещение этих документов вне помещения
банка и на значительном расстоянии от него
Учетные документы подразделяются на две основные группы: 1) те, к-рые относятся к управлению банком как корпорацией, и 2) те, к-рые относятся ко взаимоотношениям по счету клиента. Эти группы могут быть составлены следующим образом:
Корпорация Депозиты, административные, кадры, залог,
налоги
Счета клиентов Бухучет, ссуды, инвестиции, траст
Институт банковской администрации рекомендует использовать следующие положения в случае, когда отсутствуют определительные ссылки или ссылки на офиц. разрешение по неразглашению информацишению информации из учетных документов. Статуты штатов также ввели требования по ведению Д.б.у. и др. учреждений. Законы штатов часто определяют корпоративные и бух. документы, к-рые должны сохраняться в тайне постоянно, а также на что нужно обратить внимание при разработке политики для документов др. банка. Эти законы позволяют уничтожать документы по истечении срока их секретного хранения и разрешают воспроизводство документов с микрофильмов
Управление Д.б.у. занимается организацией информации и способами ее регистрирования, обработки, воспроизведения, классифицирования, хранения, выбраковки и уничтожения. Правильно составленные учетные документы удовлетворяют прямым правовым требованиям на федеральном или штатном уровнях. Эта проверка фокусируется на политике и практике по неразглашению информации по банковским проводкам.
Банки обычно классифицируют учетные документы как первичные и вторичные. Первичные документы определяют и поддерживают окончательное сальдо банка и взаимоотношения по счетам с клиентами банка. Вторичные документы содержат важную информацию об операциях и бухучете. Существуют следующие основные классификации Д.б.у.:
Классификации основных учетных документов
Тип Описание
Соответствие Приемные статутные требования по ведению
нию учетной документации или неразгла-
шению информации по ним. Внутреннее
или внешнее использование регулятивной
проверки, налогового соответствия, вызова
в суд или извещения о предъявленном иске
Первичные Представляют фин. положение банка,
взаимоотношения по счетам с клиентами
Вторичные Напрямую относится к первичным документам
Важность Важны для ведения и возобновления бан-
ковских операций в течение чрезвычайного
положения или катастрофы. Желательно
размещение этих документов вне помещения
банка и на значительном расстоянии от него
Учетные документы подразделяются на две основные группы: 1) те, к-рые относятся к управлению банком как корпорацией, и 2) те, к-рые относятся ко взаимоотношениям по счету клиента. Эти группы могут быть составлены следующим образом:
Корпорация Депозиты, административные, кадры, залог,
налоги
Счета клиентов Бухучет, ссуды, инвестиции, траст
Институт банковской администрации рекомендует использовать следующие положения в случае, когда отсутствуют определительные ссылки или ссылки на офиц. разрешение по неразглашению информации по учетным документам:
Корпоративные учетные документы
Общие
Протоколы Постоянно
Уставные нормы Постоянно
Годовые отчеты Постоянно
Главная книга акций акционерного капитала Постоянно
Главная книга инвестиций Постоянно
Отчеты по проверкам Постоянно
Отчеты по запросу Постоянно
Главная бухгалтерская книга или журнал Постоянно
Ежедневные отчеты о состоянии дел Постоянно
Книга счетов к оплате 6 лет*
Аудиторские отчеты 6 лет*
Аудиторские рабочие документы 3 года*
Платежные ведомости 6 лет*
Счета-фактуры 6 лет*
Документы о списанных активах 6 лет*
Страховые полисы по истечении срока погашения 6 лет*
* Или статут штата об ограничениях.
Административные
Документы о ссудах должностным лицам,
директорам и акционерам (Правило О) Не оговорено
Документы о задолженностях должностных
лиц или основных акционеров
банкам-корреспондентам 3 года
Запросы на предоставление сведений
и состояние дел должностных лиц
и акционеров, чья задолженность
превышает определенную сумму 2 года
Регистратор акций и информации
об акционерах Постоянно
Отчеты ФКСД по оценке и верификации,
после регистрации или разрешения
конфликта див 5 лет
Регистратор идендов по оплаченным
чекам Постоянно
Документы о благотворительных взносах Не оговорено
Бухгалтерские
Документы о резервах на покрытие
убытков от ссуд Постоянно
Документы о командировках и расходах Не оговорено
Документы об амортизации Постоянно
Кадровые
Планы пенсионных льгот, требуемые
по Закону о пенсионном обеспечении
трудящихся, не охваченных льготными
пенсионными программами и схемами
участия в прибылях, после регистрации 6 лет
Документы о налоге на занятость после
их выплаты 4 года
Информация служащих о заработной плате,
часах, поле, профессии, условий труда,
требуемая Законом о справедливых трудовых
стандартах 3 года
Документы на служащих, содержащие имя,
адрес, дату рождения, профессию, ставку
зарплаты и еженедельную компенсацию
по Закону о запрещении возрастной
дискриминации при найме 3 года
Документы на служащих-инвалидов,
требуемые по Закону о справедливых
трудовых стандартах 3 года
Документы о занятости и доходах, рабочем
графике и оценке рабочего места, требуемые
по Закону о справедливых трудовых
стандартах 2 года
Наем, повышение, понижение, перевод,
увольнение, завершение рабочего стажа,
ставка оплаты или информация об обучении,
после регистрации или окончательного
осуществления акта 6 месяцев
Тесты среди служащих на занятие вакансий
и документы о процессе отбора 2 года
Заявки на работу, повышение, увольнение,
проверка на пригодность, реклама, после
осуществления 1 год
Планы дополнительных выплат служащим,
после их исполнения 1 год
Формы заявок на временную занятость 90 дней
Документы Управления профессиональной
безопасности и здоровья (OSHA)
о профессиональных травмах и заболеваниях,
включая требование о ежегодных сводках,
после раскрытия 5 лет
Безопасность
Сертификат администрации о соответствии
требованиям по безопасности 3 года
Подтверждение соответствию стандартам
установки охранных устройств (Правило Р) Не оговорено
Оценка достаточности программы
по безопасности Не оговорено
Записи о проверке охранных устройств
(Правило Р) Не оговорено
Отчеты сотрудника правоохранительных
органов, к-рый консультировал по установке,
обслуживанию и эксплуатации охранных
устройств Не оговорено
Криминальные отчеты о разбое, грабеже
или хищениях служащими, совершенных
или неудавшихся Не оговорено
Свидетельство о несоответствии стандартам
по установке охранных устройств Не оговорено
Документы пожарной охраны в соответствии
с требованием Управления
профессиональной безопасности
и здоровья (OSHA) Не оговорено
Налоговые
Федеральные налоговые ведомости должны сохраняться так долго, насколько их содержание может оказаться значимым при исполнении любого закона о внутренних доходах. Хотя некоторые записи должны сохраняться вечно, общие требования выражены следующим образом:
1. Документы о собственности, по к-рой можно получить или потерять прибыль, должны сохраняться до принятия решения о налогообложении.
2. Документы, поддерживающие показатели дохода, отчислений и кредитов, включая прибыли и убытки, возникающие при возврате, должны сохраняться как минимум до истечения срока, определяемого статутом по ограничениям на возврат.
Источник: Adapted from Bank Record Retention Guide, Mary J. Williamson, Bank Administration Institute, 1988.
Начало
|
|
